Setiap penulisan surat oleh lembaga, berarti surat tersebut adalah surat resmi. Setiap surat resmi, maka disertai oleh nomor register surat. Penggunaan nomor surat, oleh lembaga (baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta) dimaksudkan untuk mempermudah mencari dalam arsip.
Adapun surat yang ada nomor suratnya mencakup semua jenis surat, baik surat keterangan, surat undangan, surat keputusan, surat tugas, maupun surat-surat lainnya.
Untuk mempermudah, berikut ini adalah contoh penulisan nomor surat yang bisa diterapkan sebagai bahan pembelajaran di sekolah. Khususnya untuk mata pelajaran bahasa Indonesia, materi menulis surat dinas dan surat pribadi.
Yang dimaksud dengan surat dinas, sama dengan surat resmi. Yaitu yang dikeluarkan oleh lembaga. Untuk contoh penulisan nomor surat dinas dalam tulisan ini, akan dibahas penjelasan cara penulisan nomor surat pengurus OSIS.
Sebelumnya perlu diketahui bahwa, OSIS adalah sebuah lembaga semi independen, yang ada di sebuah sekolah. OSIS adalah akronim dari Organisasi Siswa Intra Sekolah. Jadi, harusnya punya kepala surat (kop surat sendiri), punya stempel sendiri, dan punya administrasi pengarsipan surat dan cara penulisan nomor surat sendiri.
Contoh nomor surat untuk OSIS:
No : 17/OSIS.SMAPA/VII/2018
Lampiran : -
Hal : Undangan
Contoh nomor surat OSIS, di atas dapat diuraikan sebagai berikut:
17 = adalah nomor urut register, yaitu urutan surat yang telah dikeluarkan. Jadi, surat tersebut adalah surat ke-17 yang dibuat oleh lembaga OSIS selama tahun 2018.
OSIS.SMAPA = adalah kode lembaga. Jadi, penggunaan nama OSIS.SMAPA merujuk pada singkatan lembaga OSIS dan nama sekolah. Misalnya, SMAPA merujuk pada akronim dari SMA 4. Penulisan ini bisa ditulis lengkap, misalnya OSIS.SMA4JBR.
VII = adalah angka romawi yang sama dengan tujuh. Tujuh merujuk pada bulan penulisan surat. Jadi, jika surat dinas tersebut ditulis pada bulan Juli, digunakan angka VII, begitu seterusnya.
2018 = adalah tahun penulisan surat. Jadi, surat tersebut ditulis pada tahun 2018.
Untuk contoh nomor surat OSIS di atas, dapat dibaca dan dijabarkan (dijelaskan) sebagai berikut:
17/OSIS.SMAPA/VII/2018
Surat tersebut merupakan surat ke-17 yang ditulis (dikeluarkan) oleh OSIS SMA 4 pada bulan Juli tahun 2018.
Penjelasan lain:
Penulisan angka 17 diurut mulai dari angka 1 sejak awal tahun penulisan surat. Jadi, setelah akhir tahun (ganti tahun) maka dimulai lagi dari angka 1.
Demikian contoh penulisan nomor surat untuk pengurus OSIS. Semoga bermanfaat!
